01 Jul
política de desconexión digital art 88 de la LOPDGDD

Cómo elaborar un protocolo de desconexión digital en 4 pasos (art. 88 de la LOPDGDD)

¿Ha diseñado ya su empresa el protocolo de desconexión digital regulado en el art. 88 de la “nueva LOPD”? Le contamos cómo hacerlo en cuatro pasos.

Lo que dice el art. 88
En primer lugar, recordamos lo que establece el art. 88 de la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales):

1. Los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la desconexión digital a fin de garantizar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como de su intimidad personal y familiar.

2. Las modalidades de ejercicio de este derecho atenderán a la naturaleza y objeto de la relación laboral, potenciarán el derecho a la conciliación de la actividad laboral y la vida personal y familiar y se sujetarán a lo establecido en la negociación colectiva o, en su defecto, a lo acordado entre la empresa y los representantes de los trabajadores.

3. El empleador, previa audiencia de los representantes de los trabajadores, elaborará una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática.

En particular, se preservará el derecho a la desconexión digital en los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia así como en el domicilio del empleado vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas.

Los 4 pasos
art. 88 de la LOPDGDD desconexión digital Antes de tomar ninguna decisión, hay que sentarse a negociar con los representantes de los trabajadores y abordar el tema del protocolo de desconexión digital. Tal y como dispone la ley, hay que dar audiencia a los representantes y, aunque no es preceptivo llegar a un acuerdo, es aconsejable hacerlo.

Hay que tener en cuenta además los acuerdos a los que se haya podido llegar en materia del registro diario obligatorio de la jornada de todos los empleados, ya que ambas medidas (desconexión digital y registro horario) deben abordarse de manera global desde el punto de vista de RRHH.

PASO 1. Cláusula de remisión expresa al art. 88
Una buena forma es empezar el protocolo incluyendo una cláusula haciendo remisión expresa al cumplimiento del art. 88. Por ejemplo:

Para favorecer la conciliación de la vida personal, familiar y laboral y con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el art. 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, se garantiza el descanso de los empleados y se reconoce expresamente su derecho a la desconexión digital una vez finalizada su jornada laboral.

En concreto, la compañía ha elaborado este protocolo de medidas en materia del ejercicio del derecho a la desconexión que implica expresamente la desconexión de los dispositivos digitales, no estar obligados en ningún caso a responder emails, mensajes y llamadas profesionales fuera de su horario laboral, ni durante los permisos de cualquier tipo, días libres y/o vacaciones del empleado”.

PASO 2. Trazar un “mapa” o punto de partida de la situación actual de la desconexión
Se trata de detectar en qué puestos y/o Departamentos de la organización se ha detectado que puede ser más complejo implantar la política de desconexión digital y en cuáles no es problemático o nada problemático porque la posibilidad de recibir mails y/o llamadas fuera del horario es baja o nula.

Hay que diferenciar entre empleados con móvil, portátil corporativo… de aquellos que no lo tienen.

También es aconsejable identificar puestos y/o empleados que trabajen con clientes y/o proveedores internacionales con los que existe diferencia horaria respecto a España (China, Brasil…).

Identificar si existen líderes (mandos superiores y/o intermedios) más reticentes al protocolo y plantearse medidas de concienciación específicas con ellos.

PASO 3. Exponer las medidas concretas que tendrá el protocolo

A la hora de decidir cuántas y qué medidas de desconexión, es preferible empezar con pocas medidas, pero claras, concretas y medibles y, en función de los resultados, ir añadiendo medidas adicionales.

Hay que tener en cuenta que la ley no fija un número mínimo de medidas, por lo que es preferible empezar definiendo pocas, pero muy claras y medibles. Por ejemplo:

– Elaboración de una guía / documento sobre el uso adecuado de las herramientas digitales.

– Consultar con el Departamento de Prevención de Riesgos Laborales posibles riesgos y/o casos de tecnoestrés y analizar el impacto de las políticas de desconexión digital desde el punto de vista de los riesgos psicosociales.

– Realizar una encuesta de evaluación entre los empleados, con preguntas del tipo: ¿conoces la política de desconexión digital de la compañía? ¿crees que tu Director (o responsable directo) respeta esta política? ¿Te has sentido alguna vez obligado a responder y/o recibir llamadas o mails fuera del horario laboral? ¿te sientes totalmente libre a la hora de no contestar mails o llamadas fuera del horario? ¿Con qué frecuencia has tenido que responder y/o llamadas fuera de tu horario laboral? Tu jefe directo ¿te envía mails o te hace llamadas fuera del horario: habitualmente, en casos puntuales, nunca o casi nunca?

– Compliance. Se puede plantear la creación de canales específicos a través de los cuales les empleados pueden denunciar incumplimientos en materia del derecho a la desconexión digital (a modo de whistleblowers).

PASO 4. Acciones de formación y/ o sensibilización

La ley obliga expresamente a realizar acciones de formación y/o sensibilización de los empleados, pero no especifica cuáles ni cuántas, así que las posibilidades son amplias (dependerá también si existe o no acuerdo al respecto con los representantes).

Se puede, por ejemplo, convocar al cuadro directivo en primer lugar e impartir un curso sobre la importancia de la desconexión digital, plantearse si realmente todos los mails y/o llamadas que hacen o reciben fuera del horario convencional son necesarios, si tienden o no a hacer llamadas y/o enviar mails a los empleados que tienen bajo su mando fuera de su horario laboral…

Ir escalando ese curso a los mandos superiores, a los intermedios… (a todos aquellos que tengan bajo su mando a un equipo de trabajo).

En este sentido, es bueno hacer hincapié en que aunque se puede seguir enviando mails fuera del horario laboral, los empleados no están, en ningún caso, obligados a responderlos ni leerlos fuera de su horario laboral y es importante transmitir este extremo a todos los empleados.

Por ejemplo, se puede enviar un email desde RRHH dirigido a toda la plantilla explicando que, en virtud del art. 88 de la LOPGDGDD, los empleados no tienen ninguna obligación de responder ni mails ni llamadas fuera de su horario y que la empresa está firmemente comprometida con el cumplimiento de la normativa en materia de desconexión digital.

Otra posibilidad es impartir cursos a la plantilla sobre la importancia de la desconexión para evitar el síndrome del trabajador quemado y el tecnoestrés, impartir cursos sobre gestión del tiempo, aprovechar la política de desconexión digital para plantearse si es aconsejable fomentar más la comunicación interpersonal dentro de la empresa y fomentar un uso racional del e-mail…

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